7.Conclusies en aanbevelingen met behulp van de 8 disbalansen

Identificatie van disbalansen in de zorgketen

Het document ‘Zorgcontinuïteit in balans’ van GGD GHOR Nederland identificeert acht disbalansen die van invloed zijn op de zorgketen en de zorgcontinuïteit. Veel verstoringen in de zorgketen kunnen worden teruggevoerd op deze disbalansen. Om deze reden zijn de conclusies en aanbevelingen uit de beschreven incidenttypen in dit ZRP geclusterd en worden ze gepresenteerd op basis van deze disbalansen.

De 8 disbalansen in de zorg:

1. Sluiting van (delen van) de locatie

2. Groot aanbod van cliënten

3. Verplaatsen van cliënten

4. Tekort aan personeel

5. Uitval van nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen

6. Logistieke stagnatie

7. Uitbraak van infectieziekten

8. Digitale veiligheid in de zorg

Van incidenttypen naar disbalansen in de zorg

Aanvankelijk werd het zorgrisicoprofiel opgesteld op basis van een inventarisatie van incidenttypen. Deze incidenttypen konden eenvoudig worden geëvalueerd aan de hand van op de zorginstelling toegespitste scenario’s. Deze fase leverde waardevolle inzichten op in concrete bedreigingen, zoals stroomuitval, cyberaanvallen en pandemieën, die de continuïteit van zorg direct kunnen verstoren.

Uit de daaropvolgende analyse bleek echter dat dergelijke incidenten vaak symptomen zijn van onderliggende, structurele kwetsbaarheden binnen het zorgsysteem. Ongeacht hun aard, versterken deze incidenten bestaande disbalansen, zoals personeelstekorten, logistieke knelpunten en technologische afhankelijkheden. Deze disbalansen vormen de kern van verstoringen in de zorgketen en hebben vaak een langduriger en diepgaander effect dan het incident zelf.

Door de focus te verschuiven van specifieke incidenten naar een analyse op basis van deze disbalansen, ontstaat er een breder inzicht in de samenhang van verschillende verstoringen. Dit perspectief maakt het mogelijk te begrijpen hoe diverse incidenten dezelfde kwetsbaarheden blootleggen en verergeren. Het richten van de aandacht op het mitigeren van de disbalansen biedt zorginstellingen een duurzamer raamwerk voor crisisbeheersing, omdat het versterkt wat cruciaal is voor de continuïteit van zorg, ongeacht het type calamiteit dat zich voordoet.

1. Sluiting van (delen van) de locatie

Het is aan te bevelen om bij bepaalde situaties de betrokken locatie van de zorgaanbieder te sluiten omdat de zorg niet gecontinueerd kan worden op die locatie. De oorzaak kan zich in diverse incidenttypen bevinden en hierdoor is het wenselijk als zorgaanbieders inzichtelijk hebben wanneer zij de zorg moeten voorzetten op een andere locatie of een alternatieve oplossing moeten zoeken. Uit het onderzoek blijkt dat zorgaanbieders in Zaanstreek-Waterland goed voorbereid zijn op kortdurende uitval van nutsvoorzieningen. Langdurige uitval van stroomuitval, uitval van drinkwater of de gasvoorziening heeft een veel grotere impact op de zorg en de hygiene. Het is dus noodzakelijk voor de zorgaanbieder om de eigen grens te kennen om zo te weten wanneer zij de locatie dienen te verlaten.

Zorgaanbieders worden aanbevolen om dit intern inzichtelijk te maken. Bij stroomuitval is het wenselijk in beeld te hebben welke apparatuur wel (en hoe lang) werkt en welke apparatuur niet meer werkt. Denk bij het in kaart brengen niet alleen aan medische apparatuur, maar ook aan de werking van liften en communicatiemiddelen. Besef dat bij brand bij de zorgaanbieder de hulp van buitenaf veel groter is dan 25 dat dat is bij grootschalige stroomuitval. In dat laatste geval wordt er een beroep gedaan op de eigen crisisplannen.

2. Groot aanbod van cliënten

Door het sluiten van een locatie (zie vorige disbalans) is het gevolg dat de bewoners/ cliënten/ patiënten naar een locatie van een andere zorgaanbieder overgebracht moeten worden. Dat leidt tot een plotselinge toename van bewoners/ cliënten/ patiënten op een andere locatie of zelfs bij een andere zorgaanbieder. De zorg zal in de nieuwe (tijdelijke) situatie opnieuw georganiseerd moeten worden en tegelijkertijd wel moeten blijven voldoen aan dezelfde zorgstandaard. Het is van belang om vooraf in de crisisplannen op te nemen welke zorg op welke locatie en bij welke zorgaanbieder gegeven kan worden en wat de maximale capaciteit daar is. Omdat nagenoeg alle administratie digitaal plaatsvindt is het van belang een mogelijkheid te hebben het dossier van de bewoner/ client/ patiënt elders te 26 openen of te werken met een zogenaamd nood dossier. Ook zullen afspraken gemaakt moeten worden over de medicatie distributie. Een grootschalige evacuatie, zoals bij een brand komt niet vaak voor onder andere doordat zorgaanbieders aan strenge bouwkundige eisen moeten voldoen. Omdat de impact wel groot is worden de medewerkers regelmatig getraind op dit scenario. Het wordt aanbevolen om inzichtelijk te krijgen wat er moet gebeuren als er wel een daadwerkelijke evacuatie plaats vindt om zo toch voorbereid te zijn op het onverwachte.

3. Verplaatsen van cliënten

Het verplaatsen van cliënten met beperkte mobiliteit en zelfredzaamheid tijdens noodsituaties vergt een hoge mate van planning en coördinatie om de continuïteit van zorg te waarborgen. Zorgaanbieders dienen goed voorbereid te zijn op dergelijke scenario’s om disbalansen te voorkomen. Een actueel en gedetailleerd vervoersplan is hierin essentieel. Dit plan moet een volledig inzicht bieden in de mobiliteitsbehoeften van cliënten, variërend van zittend vervoer tot rolstoel- en liggend vervoer. Zo kan de zorgaanbieder snel en efficiënt inspelen op de vereisten van een evacuatie, wat cruciaal is om stagnatie in de zorgverlening te vermijden. Waar mogelijk zouden zorgaanbieders hun eigen vervoersmiddelen moeten benutten, waardoor de afhankelijkheid van externe partijen wordt beperkt en het evacuatieproces wordt versneld. Toch is het noodzakelijk dat zorgaanbieders vooraf structurele afspraken maken met externe vervoerders voor aanvullende capaciteit.

Deze afspraken moeten vastgelegd worden in formele overeenkomsten, zodat direct kan worden gehandeld wanneer de situatie daar om vraagt. Daarnaast is de rol van een Coördinator Vervoer onmisbaar tijdens het evacuatieproces. Deze functionaris fungeert als centraal informatieknooppunt en zorgt voor de coördinatie tussen hulpdiensten, vervoerders en zorgpersoneel. Dit waarborgt een gestructureerde en effectieve uitvoering van de evacuatie. Regionale samenwerking biedt eveneens belangrijke voordelen. Door samen te werken met andere zorgaanbieders kan men beter omgaan met schaarse vervoersmiddelen en opvangcapaciteit, vooral bij langdurige uitval van nutsvoorzieningen of logistieke stagnatie. Voldoende personeel tijdens het verplaatsen van cliënten is van groot belang.

Zorgaanbieders moeten niet alleen zorgen voor voldoende interne bezetting, maar bij tekorten ook gebruikmaken van regionale netwerken en crisisplannen die de inzet van extra personeel faciliteren. Bij aankomst op de opvanglocatie is een zorgvuldige overdracht cruciaal om de zorgcontinuïteit te waarborgen. Dit betekent dat alle relevante medische gegevens en specifieke zorgbehoeften van de cliënten direct beschikbaar moeten zijn voor de ontvangende instelling, zodat de zorg zonder onderbreking kan worden voortgezet. Door een gestructureerde aanpak van deze processen kunnen zorgaanbieders ervoor zorgen dat de verplaatsing van cliënten efficiënt en veilig verloopt, terwijl de disbalansen in de zorg tot een minimum worden beperkt en de zorgketen, zelfs in noodsituaties, intact blijft.

4. Tekort aan personeel

In de regio Zaanstreek-Waterland speelt er (net zoals in de rest van het land) een tekort aan zorgpersoneel. Ondanks dat dit incidenttypen bij de eerste werksessie besproken is, heeft de kerngroep gemeend dit onderwerp in het ZRP verder niet uit te werken. Alle 27 zorgaanbieders in de regio zetten zich maximaal in voor het werven van personeel, zonder voldoende resultaat. Het tekort heeft (grote) gevolgen voor de te leveren zorg. Het is een politieke uitdaging geworden om meer mensen te binden aan de zorg.

Uit het onderzoek en de werksessies is niet gebleken over wat precies de oorzaak is van het huidige tekort. Het is aan te bevelen zich in te spannen om het personeel te behouden en te investeren in de zorgmedewerker. Organisaties kunnen de werkdruk nagaan en personeel zo nodig efficiënt inzetten. Regionale samenwerking kan hierbij een mooie rol spelen als organisaties met elkaar verbinden om van elkaar te leren en waar mogelijk elkaars zorg te ontlasten. Het is aan te bevelen om de verbintenis binnen de witte keten te vergroten ten behoeve van de zorg continuïteit.

5. Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ict-middelen

Uitval van nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen vormt een grote bedreiging voor de continuïteit van zorgprocessen, met name doordat deze verstoringen direct leiden tot een versterking van de bestaande disbalansen in de zorgketen. Wanneer cruciale infrastructuur, zoals elektriciteit, water, of communicatienetwerken, uitvalt, worden de afhankelijkheden tussen zorgaanbieders en externe partijen direct zichtbaar. De continuïteit van zorg komt hierdoor ernstig in gevaar. Zo leidt het falen van ICT-systemen en communicatiemiddelen niet alleen tot stilgevallen medisch overleg, maar ook tot ontoegankelijkheid van cliëntdossiers, waardoor behandelingen en operaties stil komen te liggen. Deze verstoringen versterken disbalansen op verschillende niveaus: de zorgvraag en -aanbod raken uit balans door beperkte toegang tot informatie, de personele capaciteit komt onder druk te staan doordat processen niet door kunnen gaan, en de beschikbaarheid van noodzakelijke medische middelen wordt verstoord. Deze afhankelijkheden maken duidelijk dat de zorgketen sterk kwetsbaar is voor dergelijke uitval. Om ketencontinuïteit te waarborgen, is het van groot belang dat organisaties redundante systemen implementeren. Dit betekent dat data en communicatie via meerdere onafhankelijke kanalen moeten verlopen, en dat er back-upsystemen aanwezig zijn voor zowel elektronische als fysieke processen. Denk aan lokale back-ups van dossiers, noodstroomvoorzieningen en telefonie via meerdere netwerken. Deze maatregelen zorgen ervoor dat bij uitval van nutsvoorzieningen, apparatuur of ICT-middelen de essentiële zorgprocessen kunnen doorgaan, waardoor de disbalansen in de zorg worden geminimaliseerd en de ketencontinuïteit behouden blijft.

6. Logistieke stagnatie

Logistieke stagnatie vormt een fundamentele bedreiging voor de continuïteit van zorg binnen zorgaanbieders. Tekorten aan cruciale medische voorraden, zoals medicijnen en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), kunnen de zorgprocessen ernstig ontwrichten en zelfs levens in gevaar brengen. Vertragingen in just-in-time leveringen, essentieel voor kostbare en zeldzame medicijnen of gespecialiseerde medische apparatuur, kunnen leiden tot het uitstellen van behandelingen en operaties, wat de zorgcontinuïteit verder onder druk zet. Daarnaast kan het onvermogen van personeel om tijdig op locatie te verschijnen, bijvoorbeeld door transportproblemen als gevolg van stakingen of 28 natuurrampen, resulteren in onderbezetting en een escalatie van de werkdruk. Eveneens kunnen logistieke verstoringen de tijdige beschikbaarheid en het onderhoud van vitale medische apparatuur belemmeren, met als gevolg dat essentiële apparaten, zoals beademingsmachines, kunnen uitvallen. Het stagneren van patiënten transport, met name voor levensreddende ambulancevervoer of interklinische overplaatsingen, kan de gevolgen van logistieke problemen verder verergeren. In geval van een noodzakelijke evacuatie, bijvoorbeeld bij brand, kan een tekort aan ambulances of andere transportmiddelen de evacuatie ernstig belemmeren. Ten slotte kan een verstoring in de levering van energie en brandstoffen, cruciaal voor noodgeneratoren, de operationele continuïteit van zorgaanbieders verder in gevaar brengen. Het ontwikkelen van robuuste crisisplannen is daarom essentieel om de impact van dergelijke logistieke stagnaties te minimaliseren en de zorgcontinuïteit te waarborgen.

7. Uitbraak infectieziekten

De COVID-19-pandemie heeft zorgorganisaties waardevolle inzichten verschaft en hen beter voorbereid op toekomstige uitbraken van infectieziekten. Tegelijkertijd heeft de crisis ook de bestaande disbalansen binnen de zorgketen aan het licht gebracht, zoals de ongelijke verdeling van zorgcapaciteit, de druk op personeel, en de beperkte beschikbaarheid van cruciale medische middelen. Dit onderstreept het belang van een strategische aanpak voor de toekomst om deze disbalansen proactief aan te pakken en de continuïteit van de zorgketen te waarborgen. Tijdens de pandemie hebben zorgaanbieders aanzienlijke ervaring opgedaan met crisiscommunicatie, het managen van angst en onzekerheid onder patiënten en medewerkers, het bestrijden van misinformatie, en het opschalen van zorgverlening. Deze periode legde echter ook bloot hoe kwetsbaar de zorg is voor verstoringen in de beschikbaarheid van personeel, bedden, en hulpmiddelen. Heldere afspraken, goed uitgewerkte protocollen en gerichte beheersmaatregelen hebben de verspreiding van het virus ingeperkt, maar ook bijgedragen aan het waarborgen van zorgcontinuïteit, ondanks de disbalansen in de keten. Het is essentieel dat de verworven lessen uit de COVID-19-crisis worden vertaald naar een robuust, toekomstbestendig plan. Dit plan moet gericht zijn op het structureel aanpakken van de bestaande disbalansen, het beter afstemmen van zorgcapaciteit en personeelsinzet, en het waarborgen van de beschikbaarheid van medische middelen. Alleen door deze factoren in balans te brengen, kan de ketencontinuïteit in toekomstige crisissituaties effectief worden beschermd.

8. Digitale veiligheid in de zorg

Digitale veiligheid vormt in het hedendaagse zorglandschap, mede door de actuele wereldproblematiek, een aanzienlijke zorg. Diverse scenario’s, zoals het hacken van vitale systemen, kunnen de privacy en continuïteit van digitale infrastructuren ernstig in gevaar brengen. Hoewel veel zorgorganisaties wel over theoretische kennis beschikken, ontbreekt vaak de praktische ervaring om effectief om te gaan met dergelijke dreigingen. Voorzorgsmaatregelen, zoals het zowel digitaal als fysiek beheren van dossiers, worden getroffen, maar de impact van een datalek of de volledige platlegging van systemen zou aanzienlijk zijn. Geen enkele zorgaanbieder is momenteel in staat om voor langere tijd over te schakelen op werken met papieren dossiers. Het is daarom van cruciaal belang dat zorgaanbieders inzicht verkrijgen in hun grootste digitale risico’s en vooraf scenario’s uitwerken voor het geval deze risico’s werkelijkheid worden. Samenwerken met organisaties die al ervaring hebben met cyberaanvallen blijkt een effectieve strategie om weloverwogen keuzes te maken. Uit de gehouden enquête blijkt dat ongeveer vijftig procent van de zorgaanbieders in de regio is aangesloten bij Z-Cert, een expertisecentrum voor cybersecurity in de zorg. Gezien de toenemende dreiging van cybercriminaliteit is het raadzaam dat iedere zorgaanbieder zich aansluit bij Z-Cert om weerbaar te worden tegen cybercriminelen. Daarnaast helpt het regelmatig beoefenen van scenario’s om de kwetsbaarheden aan te tonen.

Algemene conclusies en aanbevelingen

Tijdens de bijeenkomsten is gebleken dat het leggen van een effectieve verbinding tussen cure- en care partners een complexe uitdaging vormt. De dynamiek en problematiek van een ziekenhuis met 300 bedden verschilt immers aanzienlijk van die van een hospice met slechts drie bedden. Toch groeit het besef dat deze partijen bij rampen of crises op elkaar zijn aangewezen. Er bestaat een zekere mate van wederzijdse afhankelijkheid, zoals bijvoorbeeld wanneer een verpleeghuis bij evacuatie afhankelijk is van ambulancediensten. Daarnaast zijn alle betrokken partijen afhankelijk van de beschikbaarheid en distributie van medicatie. Het is daarom raadzaam 29 om gezamenlijk verschillende scenario’s door te nemen, om inzicht te krijgen in elkaars werkwijzen en behoeften tijdens een crisissituatie. Verder blijkt dat crisisorganisaties binnen zorgaanbieders vaak onvoldoende duidelijkheid hebben over hun eigen verantwoordelijkheden en het moment waarop zij externe hulp kunnen verwachten. Het is daarom aan te bevelen tijdens een calamiteit een liaison van de GHOR in te zetten die fysiek aanwezig is bij de zorgaanbieder. Deze functionaris, bijvoorbeeld een Officier van Dienst of een Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg, kan optreden als schakel tussen de interne crisisorganisatie (tactisch en/of bestuurlijk niveau) en de opgeschaalde hulpdiensten en eventueel andere ketenpartners in de zorg en veiligheidsregio, waardoor processen beter op elkaar worden afgestemd en de coördinatie en inzet geoptimaliseerd.

Waar in de planvorming vaak rekening wordt gehouden met kortdurende verstoringen, zoals uitval van nutsvoorzieningen of logistieke stagnatie, is het in het licht van de huidige mondiale problematiek en de eerder beschreven ontwikkelingen in de fysieke en sociale leefomgeving aan te bevelen om voorbereid te zijn op langdurigere verstoringen die langer duren dan enkele uren of dagen.